راهنمای افزایش بهره وری با روش های علمی

در تقویم ما 1 خرداد را روز بهره وری و بهینه سازی مصرف نام گذاری کرده اند. در سازمان‌ها بهره وری به عنوان عامل موفقیت اهمیت ویژه ای دارد. اگر شما هم به عنوان مدیر یک شرکت یا سازمان به دنبال بهبود بهره وری در مجموعه خود هستید، این پست را برای شما آماده کرده ایم. در این مقاله بهره وری را تعریف می‌کنیم، راه های بهبود بهره وری سازمان‌ها را پیشنهاد می‌دهیم و ابزارهای کاربردی مثل نرم افزار CRM را معرفی می‌کنیم.

بهره وری چیست؟

طبق تعریفی، بهره وری عبارتست از نسبت خروجی سازمان به ورودی های آن. با بهبود بهره وری، بهینه سازی مصرف هم محقق می‌شود. پس در این مطلب روی بهره وری متمرکز می‌شویم.

بهره وری، ترکیبی از اثربخشی و کارایی است.

کارایی و اثربخشی
کارایی و اثربخشی

اثربخشی چیست؟ اثربخشی یعنی تعیین اهداف درست، یا به عبارتی انجام کارهای درست است.

کارایی چیست؟ کارایی انجام درست کارهاست. یعنی با منابع کمتر و سرعت بیشتر به هدف برسیم.

درواقع بهره وری به هردو فاکتور اثربخشی و کارایی به یک اندازه وابسته است. بیاید با ذکر یک مثال در مورد نردبان، عمیق تر این دو مفهوم را بشناسیم. در ابتدا باید نردبان در جای درستی قرار بگیرد، در غیر این صورت کار بیهوده خواهد بود. قرار دادن نردبان در جای درست همان اثربخشی است. در گام بعدی سرعت بالا رفتن از نردبان اهمیت پیدا می‌کند. سریعتر بالا رفتن از نردبان نیز کارایی را می‌رساند.

می‌بینیم که هر دو این فاکتورها مهم هستند. اثربخشی و کارایی در کنار هم بهره وری را محقق می‌کنند.

نمودار بهره وری بر اساس کارایی و اثربخشی
نمودار بهره وری بر اساس کارایی و اثربخشی

اهداف بهره وری

باید توجه کنید که بهره وری معادل تولید و به مفهوم زیاد کارکردن نیست. هدف از بهره وری کاهش هزینه، افزایش خدمات و تولید، افزایش کیفیت و استفاده بهینه از زمان است.

مفهوم بهره وری ارتباط نزدیکی با مدیریت زمان دارد. درواقع مدیران به دنبال این هستند که کارکنان با انجام بهتر و سریع‌تر کارها، راندمان را افزایش دهند.

بد نیست با چرخه بهبود بهره وری آشنا شوید:

چرخه بهبود بهره وری
چرخه بهبود بهره وری

عوامل تاثیرگذار بر افزایش بهره وری

  • نیروی انسانی
  • سرمایه
  • تکنولوژی

تقریبا همه صاحبنظران دنیا، منابع انسانی را به عنوان اساسی ترین عامل رشد بهره وری قلمداد می‌کنند. فردریک هاربیسون می‌گوید: “منابع انسانی پایه اصلی ثروت ملت هاست.”

پس بد نیست اشاره ای هم به عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی داشته باشیم. این عوامل به طور عمده عبارتند از:

  • رابطه نیروی کار با مدیریت
  • شرایط محیطی
  • محیط خارجی و تحولات آن

نقش CRM در افزایش بهره وری

احتمالا با مفهوم CRM ( مدیریت ارتباط با مشتری ) و نرم افزار CRM آشنا هستید. هدف CRM ارتقاء کیفیت ارتباط میان یک سازمان و مشتریان است. CRM با توانمند سازی فروش و مدیریت حجم کار تیم فروش، کارایی را افزایش می‌دهد.

به این صورت که CRM با گسترش روابط با مشتری، تحلیل رفتار مشتری و برنامه ریزی اقدامات بعدی نتایج زیر را حاصل می‌کند :

  • افزایش فروش
  • حفظ مشتریان
  • افزایش وفاداری مشتری
  • جذب مشتری جدید
  • ارائه خدمات پس از فروش بهتر

نقش CRM در مدیریت زمان

شما با نرم افزار CRM فرایند هایی برای هر کار یا وظیفه تعیین می‌کنید. یعنی جزئیات و ترتیب انجام کارهای ریز را مشخص می‌کنید. در نتیجه هیچ کاری از قلم نمی‌افتد. همچنین کارمندان شما با آرامش بیشتری فعالیت ها را انجام می‌دهند. در واقع نیازی نیست که پیش از انجام هر کار جزئیات آن را بررسی کنند. بلکه همه چیز در پیش آماده شده است.

خلاصه بگوییم، CRM با منظم کردن فعالیت‌ها به شما و تیم‌تان کمک می‌کند کارهای بیشتری در زمان برابر انجام دهید.

افزایش بهره وری با اولویت بندی وظایف با CRM

گفتیم ارائه خدمات و محصول بهتر مستلزم بهره وری کارمندان است. CRM با

  • اولویت بندی کارها
  • حذف کارهای غیرضروری
  • افزایش بهره وری شخصی و تیمی

به شما کمک خواهد کرد.

مدیر وظایف را به ترتیب اهمیت و ضرورت اولویت بندی می‌کند. در نتیجه آرامش و نظم فکری بر فضای کار حاکم می‌شود. به این ترتیب وظایف روی هم انباشته نمی‌شود و کارها به موقع انجام می‌شود.

افزایش بهره وری با ترکیب برنامه های پرکاربرد با CRM

هر شرکتی از نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت امور بهره می‌برد. نرم افزارها جزو تکنولوژی سازمان طبقه بندی می‌شوند. پیشتر به تکنولوژی به عنوان یکی از عوامل تاثیرگذار بر بهره وری سازمان ها اشاره کردیم.

حالا تصور کنید تمام نرم افزارهای کاربردی هر سازمان باهم ادغام شوند. نرم افزارهای یکپارچه کمک می‌کنند تمرکز مدیریت و نیروی انسانی بر روی یک نرم افزار باشد. این امر به کاهش پیچیدگی و صرفه جویی در زمان منجر می‌شود.

سیستم های زیر را می‌توان با نرم افزار CRM یکپارچه کرد:

  • سیستم حسابداری و صدور فاکتور
  • ارسال و دریافت ایمیل
  • ارسال پیام کوتاه
  • و …

افزایش بهره وری جلسات کاری با CRM

به کمک نرم افزار CRM جلسات و قرارهای مهم را فراموش نخواهید کرد و برای آن آماده خواهید بود. شما با سیستم یادآوری CRM به این صورت است که با یک فاصله زمانی مشخص پیش از جلسه یا قرار کاری، به شما پیامک یادآوری ارسال می‌کند.

بعلاوه می‌توانید جلسات داخلی سازمان خود را هم با CRM مدیریت کنید. شما می‌توانید جلسات را رصد کنید، به عملکرد تیم امتیاز دهید و گزارش های کاربردی و مفیدی از جلسات تهیه کنید.

سخن پایانی

امیدوارم این توضیحات به شما در درک بهره وری کمک کرده باشد. توصیه ما به شما این است که بهبود بهره وری سازمان یا شرکت خود را از طریق علمی و امتحان شده دنبال کنید.
موفق باشید.

  1. اولین نفری باشید که دیدگاه خود را ثبت می کند!
« شاخص‌ های مدیریت ارتباط با مشتری
عناصر مهم برای خریدار B2B در هرم ارزش »